el 2019-08-13 09:50:22

La sesión informativa previa al evento es la última reunión que tu equipo deben tener antes de que comience el evento. Por lo general, se celebra un día antes del evento y gira en torno a los detalles de último minuto y la dinámica en el sitio.

Aunque muchas de las cosas que debes discutir durante la sesión informativa previa al evento ya se han establecido y decidido hace mucho tiempo, es importante acordar el plan de acción y las tareas que tendrán cada miembro del equipo. Aquí hay una lista de temas que definitivamente debes revisar durante la reunión previa al evento:

1. Entradas y el procedimiento de registro.
Obviamente, este aspecto debe discutirse al diseñar el evento para que puedas preparar el procedimiento en consecuencia (a través de códigos QR automáticos, un escritorio donde los asistentes recibirán información adicional, etc.).

Sin embargo, durante la reunión de información previa al evento, debes configurar toda la dinámica, además de designar miembros del equipo. Debes decidir cuántas personas estarán en el mostrador de recepción, quién estará a cargo de qué (por ejemplo, una persona podría escanear el código QR, mientras que otra persona entrega las bolsas de regalos). Al discutir esto con un día de anticipación, los miembros de tu equipo sabrán exactamente lo que tienen que hacer en la mañana del evento, lo que acelerará todo el procedimiento y hará que el registro se realice sin problemas para tus asistentes.

2. Estacionamiento y acceso
¿Los asistentes viajarán en transporte público o en automóvil? ¿Necesitarán acceso al estacionamiento? ¿Platicaste esto con la seguridad del lugar? Para evitar sorpresas desagradables, debes revisar este detalle final durante la sesión informativa previa al evento y luego tomar las medidas necesarias para garantizar un flujo amigable y la recepción de los asistentes.

3. El protocolo para invitados importantes
Aunque no es el caso para todos los eventos, hay eventos en los que se esperan personas de alto rango. Desde miembros del gobierno hasta figuras influyentes, tendrás que preparar a tu equipo para recibir a estos importantes invitados. En la reunión previa al evento, platica quién se encargará de estos invitados y los acompañará durante todo el evento (si estos invitados han solicitado asistencia a tiempo completo).

Si estás recibiendo invitados internacionales de alto rango, es posible que desees discutir con el gabinete de protocolo de una figura local importante sobre la posibilidad de invitar a esa persona a recibir invitados de alto nivel. Si estas figuras importantes participan en la actividad de apertura, es crucial acordar su ubicación y orden de conversación durante la dinámica. Debes finalizar estos detalles durante la reunión previa al evento.

4. Distribución de tareas en el sitio
No hay escasez de actividades y tareas que un equipo de eventos deba manejar durante un evento. Ya sea el check-in, el control de las puertas de la sala o la supervisión de los auriculares de traducción, se debe organizar un flujo de trabajo eficiente. Es por eso que es esencial discutir y confirmar la distribución de tareas en el sitio durante la reunión informativa previa al evento.

5. Plan B
En algunos casos, es posible que no estés seguro del resultado de ciertas actividades o que tengas dudas sobre problemas no confirmados. Por ejemplo, es posible que no estés seguro de si un orador llegará a tiempo, ya que en nuestra ciudad todo puede pasar. En este caso, durante la reunión de información previa al evento, debes planificar una segunda opción para estos problemas.

6. Contactos de emergencia
Otro tema importante es definir una lista de contactos de emergencia y compartir esa lista con los miembros de tu equipo. Asegúrate de que todos tengan acceso a estos números telefónicos importantes.

La reunión informativa previa al evento es una de las configuraciones más importantes que definen el proceso de planificación en sí. Al ser una reunión para los detalles de último minuto y la distribución de tareas en el sitio, es crucial discutir todas las dudas y preguntas que los miembros de tu equipo puedan tener. Después de la sesión informativa, todos deben conocer sus tareas el día del evento y cuáles son sus responsabilidades en caso de que tengan que cambiar al plan B. ¡Buena suerte!

Fuente: https://www.eventplanner.net/news/8740_this-is-what-you-must-discuss-at-the-preevent-briefing-meeting.html

 

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